Exemple à la clé. Tout comme le Community Manager de votre entreprise se trouve déjà parmi vos collaborateurs, le veilleur est en chacun de vos salariés, associés, partenaires. Je parle là d’Entreprise 2.0, ou comment, entre autres, favoriser le partage de connaissances en interne. De plus en plus de vos collaborateurs surfent sur Internet pendant leurs heures de travail, de plus en plus longtemps et sur de nombreux services / sites. Imaginez le nombre d’informations utiles (et inutiles ) vues, lues… mais non partagées malgré l’apport potentiel pour les autres membres de vos équipes.

Autant d’occasions manquées d’enrichir les connaissances de vos collaborateurs, de véhiculer naturellement du contenu de valeur à travers vos ressources humaines. Et donc d’améliorer sans efforts l’expertise de l’entreprise, sa capacité à identifier de nouvelles solutions, à concevoir de nouvelles idées. Parce que les idées viennent de la connaissance, pas seulement de l’imagination.

Pour éviter ce gâchis phénoménal et fructifier le temps de veille de chacun de nos collègues, chez NiceToMeetYou, nous avons choisi une solution extrêmement simple : Wordpress et le Thème Prologue. L’outil mis en place a été baptisé NiceWiki.

Un micro-wiki à la croisée du blog et de Twitter, où chaque personne possédant un compte de contributeur peut poster directement un lien, un commentaire, un widget, un fichier… Visible pour tous. Autrement dit, un outil collaboratif simple comme bonjour.

Je ne dirai pas tout le bien que je pense de Wordpress. Par contre, Prologue, template adapté à ce CMS, est une idée géniale : ce thème intuitif offre l’essentiel des fonctionnalités de publication et de partage dont une équipe a besoin. Champ « Statut » couplé à un champ de Tagging, Flux de publications antéchronologique, Gravatar, Flux RSS…

Ajoutez un tag cloud en colonne latérale, une newsletter Feedburner à laquelle vous abonnez tous vos collaborateurs : vous avez là un outil de partage de connaissances en temps réel, rapide, intuitif, organisé, au service de toute l’entreprise. Et peu coûteux !

Alors si vous voulez tester (efficacement) ce genre de solution pour améliorer la collaboration de vos équipes, voilà quelques conseils importants :

• Sensibilisez vos collaborateurs dès la mise en place de l’outil et de façon régulière, afin de créer l’adhésion et le réflexe du partage ;
• Mettez en place un système de diffusion automatique du contenu par une newsletter quotidienne ou hedbomadaire ;
• Affichez clairement les avatars / photos des contributeurs et valorisez les plus actifs ;
• Normez la méthode de classification afin d’éviter tout « tagging sauvage » et de vous retrouver avec des contenus similaires indexés différemment : définissez les thématiques-clés, les expressions liées, etc ;
• Veillez à ce que l’outil ne devienne pas une cour de récré en cadrant bien les règles de contribution (social media policy)…

Et pour le petit bonus, habillez bien le template Prologue pour en faire une interface conviviale. Pour le NiceWiki, ça arrive prochainement

Dans la lignée des wikis, j’ai découvert cette semaine (un peu tard ?) Apture, une nouvelle application favorisant l’édition communautaire. Petite évolution ou pétard mouillé ? Voilà en tout cas l’outil qui fera peut-être de votre site un espace de participation sans limites : une fois installée, l’appli Apture permet à n’importe quel visiteur d’éditer et d’enrichir vos pages.

Apture est à la fois excitante et inquiétante. Mikiane a déjà testé les possibilités offertes par cette solution collaborative, mais aussi goûté aux contraintes de l’édition multi-users… En effet, tout visiteur peut se loguer pour ajouter liens et contenus multimédias à vos pages HTML, à l’aide d’un petit éditeur en pop-up. Ce qui signifie :

• Que vos contenus peuvent gagner en richesse et en hypertextualité grâce à la magie de la participation,
• Que l’accès à l’édition est plus instantané et libre que sur un wiki,
• Que vous n’avez (presque) plus le contrôle de vos publications originales.

Mikiane témoigne d’ailleurs en commentaire de la charge supplémentaire créée par Apture : « On ne s’en rend pas compte, mais ça crée une sacrée charge de travail de modérer ces nouvelles contributions… »

Franchement, je ne sais pas si je suis prêt à installer Apture sur le Blog du CR. Si le suivi n’est pas constant ou la création des comptes contrôlée, le risque est grand de voir ses contenus transformés en un magma de ressources interactives. En mode projet, avec une certaine confidentialité, ça peut à l’inverse s’avérer très pratique. Qu’en dites-vous ?